グッドモチベコラム

面談記録ってどのように管理するのが良い?

経営・業務改善

今後の対策へも活用できる「面談記録」がおすすめ

上司が部下やメンバーを面談した際に記録を取ることが習慣化されている管理職の方はどの程度いるのでしょうか? 

多くの管理職が、メモ程度の記録はつけるものの重要事項がないと判断すれば、記録を付けないことも多いのではいだろうか? 

産業カウンセラーやキャリアコンサルタントの立場的には、ぜひとも面談記録は付けて頂きたい。

理由としては、本人の振り返りにも活用が出来るし、面談をした上司も今後の施策や価値観の共有などマネジメント分野で大いに活用ができるからである。

記録用のフォーマットは?必要な記録事項は?

ただ、どのように面談記録を付ければよいのか?と迷われる管理職も多いのが事実。
会社専用のフォーマットでは、評価面談シートはあるものの評価ではない場合、その記録はどこに記録して保存するのが正解なのか?

フォーマットの形にこだわる必要はないと思うが、日付や面談者の名前や内容が簡潔に記録できるものが良い。
贅沢を言えば、色々な悩みや相談が話題に出た際にはその場で、改善策や施策まで記録が付けられると、尚良い。 

可能であれば便利なクラウド型ツールを

お互いに課題克服に向けての共通認識や、実施事項が明確になるのでぜひおススメ! 
Excelやワードなどのシートでも保存ができるが、管理職の人事異動や、部下メンバーの人事異動を考えれば、データの移管が必要ない、セキュアクラウド型のツールがあると便利だろう。

今は、ITの技術が進化し、HRテックの発展も素晴らしいので御社に見合った面談管理ツールが見つかるだろう。


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