あなたの会社は大丈夫?テレワーク下でもコミュニケーションを活性化させる3つの工夫 - Goodモチベーション

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あなたの会社は大丈夫?テレワーク下でもコミュニケーションを活性化させる3つの工夫

コミュニケーション

テレワークはどうしても物理的・心理的な距離が生じ、コミュニケーションが希薄になりがちです。今はいいかもしれませんが、このまま放置しておくと大きな問題にもなりかねません。

今回は、テレワーク下であっても社内でのコミュニケーションを活性化する方法や工夫について解説します。ぜひ、コミュニケーション不足で大きな問題が発生する前に対策を行いましょう。

コミュニケーション不足で発生する問題とは?

まずはテレワークでコミュニケーションが不足することによって発生しうる問題について考えていきましょう。

・部署内外で連携がとれない

オフィス勤務であれば、なにか問題が発生したときに部下が上司に相談する、あるいは社員間で応援を求めるなど、連携を緊密にとることができます。また、他部署であっても同様です。

しかし、テレワークではそうはいきません。接点が少なくなってしまい、電話やメールで連絡をとるにもタイムラグが生じる可能性があります。相手の状況もわからないため気軽に相談しづらくなり、部署内外で連携がとりにくくなってしまいます。

・生産性の低下

上記のように部署内外で連携がとれなくなってしまうと業務のスピードや質が落ち、生産性が低下する可能性があります。例えば、オフィス勤務であればひと声掛けて返事がもらえていたことも、リモートワークだとメールで1日後に返事が返ってくるというケースも少なくありません。

仕事を指示したり依頼したりしても、相手に意図が正確に伝わっておらず、十分な成果物が出来上がらないといったリスクも高くなります。

・モチベーションの低下

自宅で集中して仕事をすることは、思った以上に難しいものです。人の目がなく、スマホやテレビ、ゲーム、ベッドなどの誘惑も多く、サボろうと思えばいくらでもサボれる環境の中で仕事に対するモチベーションを維持するのは容易ではありません。

・会社に対する不満の蓄積

リモートワークでは、仕事の過程やプロセスで評価しづらいため、どうしても結果が重視されます。物理的な距離も遠く、コミュニケーションも希薄になると、「自分は評価されていないのではないか」「頑張りを認めてくれない」といった不安が強くなり、やがてそれが会社に対する不満となって蓄積されてしまいます。

・メンタルヘルスの不調や離職

対面で人と話すことで気分が紛れたりストレスが発散できたりする側面もありますが、リモートワークではそれも難しくなります。不満や不安が溜まり、それを抱え込んでしまうとメンタルヘルスの不調にもつながりかねません。また、会社への不満が大きくなった結果、離職につながる可能性も高くなります。

テレワークでもコミュニケーションを円滑にとる方法

やはりテレワーク下では物理的な距離が離れているため、どうしてもオフィス勤務とは違った方法でコミュニケーションを密にする必要があります。特に以下のような点を意識してみるとよいかもしれません。

・業務の見える化(情報の共有)

テレワークの大きなデメリットとして他者の状況がわからないことが挙げられます。現在行っている業務の内容や進捗状況、抱えている問題点や悩みを逐一把握できるように部署内で共有しましょう。例えば、チャットシステムなどで簡易的な日報を投稿する、スケジュール管理や進捗管理システムを導入するといった方法が挙げられます。

・目標の明確化

テレワークを行っていると、どうしても目標を見失いがちです。他者とのコミュニケーションもなく、孤独に仕事を進めていると、「自分は何のために働いているのだろう?」という気持ちに陥ってしまいます。

また、前述のとおり仕事を依頼しても意図が正確に伝わらないために、ミスが発生する可能性もあります。オフィス勤務以上に「この仕事は何のために行うのか?」「会社や自分の部署が中長期的にどこに向かうのか?」という目標を明確にすることが重要です。

・早期のケア

オフィス勤務では態度や表情、顔色などでメンバーの状態を把握し、必要に応じてケアすることができますが、テレワークではそれができません。知らずしらずのうちに部下が不満を抱えていてメンタルの不調に陥ったり、離職につながったりという事態に陥るリスクが高くなります。

部下が抱えている問題点や不満を早期にキャッチアップして、的確なケアを行っていくことが求められます。

テレワークにおけるコミュニケーション活性化の工夫3選

テレワーク下においても、コミュニケーションを活性化させて組織全体の生産性をアップさせることも可能です。そのコツを3つご紹介します。

・コミュニケーションツールの導入(顔が見えるツール)

まずはコミュニケーションができる環境を整えましょう。電話やメールなどの従来のツールを使っても業務自体を行うことは可能です。しかし、表情が見えないため精神的な距離がどうしても遠く感じてしまいます。

顔が見えるビデオチャット(ZoomやSkypeなど)を導入すれば相手の様子もわかるため、より密なコミュニケーションをとることができます。

・適度な雑談も取り入れる

オフィス勤務では、休憩室や喫煙所あるいはランチタイムや作業のちょっとした合間など、雑談をする場が数多くあります。一見無駄に思える雑談も、情報共有やメンバーの様子を知るという点では非常に重要な役割を果たします。

電話やビデオチャットなどで打ち合わせを行う場合は、適度な雑談も取り入れましょう。本題に入る前に軽く雑談をする「アイスブレーク」を取り入れることで、緊張感を和らげる効果が得られます。また、雑談の中から貴重な情報が得られたり、部下が抱えている業務上の問題点や悩みを発見したりすることにもつながります。

・部下の不満や要望を吸い上げる

部下が問題点や不満を抱えていたとしても、それをシグナルとして発してくれるケースは多くありません。ある日突然メンタルの不調が発生したり、退職したいことを告げられたりしてようやく発覚するケースが大多数です。

特にテレワークでは誰にも相談できない・しづらい環境になるため、その傾向が顕著となります。そのため、上司は普段以上に部下の不満や要望に敏感になりましょう。特にテレワークを導入した直後は、「仕事を進めるにあたって問題点がないか?」「悩みや困っていることはないか?」と問いかけてみるなど、しつこいくらいに確認してもよいかもしれません。

まとめ

テレワーク下においてもコミュニケーション不足を解消する方法は数多くあり、工夫次第でコミュニケーションが円滑にとれ、部署内外の連携が強固となり、生産性を高めることも可能です。

特に重要なのは部下が抱えている悩みや不満をしっかりキャッチアップし、早期にケアすることです。これによって離職、生産性の低下などの問題を防ぐことが可能です。ただし、相手の様子がわからないテレワーク下においては、部下からのシグナルを待っているだけでは不十分。上司が逐一状況確認やヒアリングを行う必要があります。

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今回の記事が貴社のコミュニケーションの活性化と生産性向上のヒントになれば幸いです。


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