グッドモチベコラム

部下への面談のコツって?円滑に面談を進めるために絶対必要なポイント6選【質問シートサンプル付き】

コミュニケーション

部下と面談する際に「どう進めたらいいかわからない」「部下と何を話していいかわからない」と悩まれている管理職の方は少なくありません。事前に質問すること・話すことを決めていれば面談がしやすくなり、精神的にも楽になります。今回は、部下と円滑に面談をするためのコツをご紹介します。便利な質問シートのサンプルもぜひご活用ください。

面談がうまくいかない原因とは?

物事には必ず原因があります。まずは部下との面談がうまくいかない原因について考えてみましょう。これらを改善することで面談が格段にスムーズになるはずです。

面談の内容が定まっていない

部下との面談がうまくいかない原因として、もっとも多いのが面談の内容そのものが決まっていないケースです。何を聞いて何を話すべきか?が決まっていなかったら、当然面談がスムーズにいくはずもありません。結局雑談が多くなってしまったり、当たり障りのない面談になってしまったりすれば、部下にとっても、上司本人にとっても有意義な時間とはなりません。「話してみてから決めればいいや」ではなく、まずはしっかりと準備する必要があります。

空気感が醸成されていない

特に管理職になりたての方が面談を行うケース、あるいは入社から間もない社員が面談を受けるケースでよくありがちです。緊張していたり、話しづらい雰囲気があったり、あるいは話しづらい環境(騒音がうるさい、周りの目が気になるなど)だと、本音で話すことができません。管理職側が入念に準備をしていたとしても、部下が緊張していたり話しにくい空気を感じていたりすることで面談がうまくいかなくなるケースもあり得ます。

目的が定まっていない

「何のために面談を行うか?」という目的を明確にすることも大切です。人事評価のため、研修のフォローアップのため、あるいはメンタルやトラブルのケアのためなど、面談を行う目的はさまざまです。前項の「面談の内容が定まっていない」という問題は、実は目的がはっきりしていないことが要因であることが少なくありません。

特に定期的に面談を行っている会社ほど、こうした落とし穴に陥りがちです。「やらなければいけないから面談をしておく」「とりあえず話だけしておけばいい」という感覚で面談をなんとなく行うと、やはり中身のないものとなってしまいます。

面談をスムーズに進めるための6つのポイント

面談がうまくいかない原因を踏まえたうえで、面談をスムーズに進めるための対策を考えましょう。主に以下のようなポイントを意識して改善してみると面談が円滑になります。

ポイント①面談の目的を明確にする

まずは今一度、面談の目的を明確にしておきましょう。「人事評価面談」という大きな目的はもちろん、「何のために面談を行うのか?」「何を聞いて評価の材料にするか?」というところまで深堀りすることが大切です。また、部下にも目的を共有しておくことで、事前に話す内容をある程度考えてもらえるようになります。

ポイント②話しやすい雰囲気をつくる

面談においては、お互いが話しやすい雰囲気づくりが大切です。例えば、本題に入る前にちょっとした雑談をする「アイスブレイク」は、非常に効果的です。緊張感がほぐれた状態で面談に進むことができます。部下が緊張しているようでしたらフランクに、適宜雑談も交えて話してみるのもよいかもしれません。

ポイント③話しやすい環境を整える

話しやすい環境も重要です。オフィスのなかにある商談スペースなどで面談を行っても、なかなか落ち着いて話せません。特に部下の立場からすると「周りから聞き耳を立てられているかも」「視線が気になる」という気持ちになり、本音が話しづらくなってしまいます。できるだけ静かな個室で話すようにしましょう。

ポイント④これまでの振り返りを行う

面談は管理職がリードしますが、だからといって話しすぎるのはNG。部下にこれまでの行動を振り返らせるように面談を進めましょう。

ポイント⑤部下の納得感を高める

部下が話しているのを遮って持論を展開してしまったり、面談中に説教をしてしまったりするのもNGです。上司としては、言いたくなる気持ちもわかりますがぐっとこらえましょう。部下の納得感が高まることで、本音や考えを話してくれるようになります。

ポイント⑥聞くべき項目を決めておく

特に面談の失敗例で多いのが「何を話していいのか・聞いていいのかわからない」というケースです。事前に話すべき内容・聞くべき内容をまとめて整理しておくことで、格段に面談がスムーズに進むようになります。

【サンプル付き】質問シートを作成すると面談がよりスムーズになる!

前章でスムーズに面談を行うための6つのポイントについてご紹介しましたが、特に重要なのはポイント⑥の「聞くべき項目を事前に決めておく」ことです。ここからは、その意義と対策について見ていきましょう。

聞くべき項目を決めておく意義

事前に聞くべき項目を決めておく意義として以下のようなことが挙げられます。

・上司がスムーズに質問できる
・面談のやり方について改善できる
・心に余裕ができる
・ハラスメントのリスクを抑えられる

会話をしながら次に聞くべき内容を考えるという作業は容易なことではありません。面談の前には「その場で考えればいいや」「アドリブでなんとかなるだろう」と思っていても、いざ面談となるとうまくいくとは限りません。聞くべき項目の内容についてあらかじめ考えておくことで、スムーズに面談ができるようになる、面談の進め方を改善できる、心に余裕ができるといったメリットを得ることができます。

また、プライベートに踏み込んだ質問内容などは、パワハラやセクハラ、モラハラと捉えられかねないケースもあります。事前に質問項目を考えておくことで、トラブルに発展するリスクも排除することが可能です。

質問シートを作成するポイント

面談前には、聞くべき項目をまとめた「質問シート」を作成されることをおすすめします。氏名や所属、面談日などの基本情報はもちろん、人事評価面談であれば「これまで行ったこと」「業務を進めるうえで困ったこと」「仕事を通じた気づき」「今後の目標」などの質問項目をピックアップして、下表のようにまとめます。

質問シート

面談日年  日  月
所属 
氏名 
今期取り組んだこと 
仕事を通じて得られた気づき 
仕事をするうえで困っていること 
自己評価 
今後の目標 
備考 

面談当日にはこれをもとにして面談を進めるとスムーズになります。アンケート形式にして事前に部下に渡して記入してもらうのもよいかもしれません。

まとめ

面談においては事前に目的を明確にしておき、質問する内容を決めておくことでスムーズに対話ができるようになります。質問シートを活用すれば、それが台本となって円滑に話せるようになり、質問事項を忘れて詰まったり、質問漏れをするといったリスクも抑えたりすることができます。

また、Goodモチベーションのツールを活用することで、面談はよりスムーズに、実りのあるものになります。Goodモチベーションが提供するモチベーション診断は、質問シートの役割だけでなく、部下のモチベーションを25項目にわたりグラフで可視化。この結果をもとに、今仕事で抱えている悩みなどの本音や、従来、聞きにくかった問題点についてもヒアリングすることができ、モチベーションの低下や早期離職といった課題を解決するとともに、組織の活性化や生産性の向上にもつなげることができます。モチベーション診断ができるGoodモチベーションのサービスについては、こちらのページに記載しておりますので、ご興味がございましたらぜひご覧いただければと思います。
https://good-motivation.com/service/


「グッドモチベコラム」では、経営・業務改善、健康経営・メンタルヘルス、人材育成・組織改革
キャリア・スキルアップ、コミュニケーションなど、さまざまなテーマの記事を公開中!

CONTACTひとも組織も、
さらなるGoodを。