属人化してしまった業務が、現場で引き起こす混乱

テレワークの推進により、ビジネスでのやり取りの機会は対面からオンライン（非対面）へ急速に転換していきました。
これまでのようにその場で顔を合わせてのコミュニケーションは減ったため、「仕事を教える」「仕事を教わる」ことのハードルは、格段に上がったのではないでしょうか。

特に、マニュアルには無い（書けない）「カン」や「コツ」、経験でやっている仕事は、対面でないと教えるのは非常に困難となるでしょう。

「カン」や「コツ」、経験での仕事は、ノウハウのブラックボックス化や、マニュアル化が不完全で、手順が分からなくなる恐れも。
製造などは品質保持のためマニュアル化されていることがほとんどでしょうが、それでも職人のような経験からの「カン」や、マニュアルだけでは表現できない感覚が、実際には必要、という場合もあるでしょう。
また、事務や営業などでは取引先の連絡先の共有でこうした経験がある方も多いのでは。（担当者の異動など）
その業務を知っているのは1人だけなのに、その1人が突然退職してしまい、現場は大混乱……というケースも。

ツールを用いて、メンバーの知識・経験を共有する

「暗黙の了解」という文化が強いといわれる日本の企業では、大事には至らないまでも、日々の業務の円滑さを維持するためにも、業務情報の整理や可視化（「データの活用」）が重要となるのではないでしょうか。
近年ではDX（デジタルトランスフォーメーション）と、耳にする機会も多いかと思います。

メンバーの「経験」をデータ化・可視化することで、スムーズに、属人化を防ぎながら進めることのできる業務もあります。
営業であれば、名刺や見積情報、アポや商談の進捗などの顧客情報をあらかじめ共有しておくことで、営業情報のブラックボックス化を防ぎ、進捗管理なども容易になるでしょう。
SFA（営業支援システム・営業支援ツール）と呼ばれるツールも、さまざまな機能を備えたものが各社から提供されています。

まずは個人ごとに所有する情報のデータ化で、属人化脱却の第一歩を

こうしたツールを活用する為には、まずは、今企業として所有している顧客情報の集約が必要となります。
Excelやメモ帳、名刺など、様々な媒体で個人がバラバラに所持している顧客データ（連絡先など）を、ツールに取り込む準備をしなければなりません。
日々の業務があり多忙な中では、手元のデータの整理というのは煩わしく後回しにしたいものではありますが、
業務の属人化脱却の第一歩となるのではないでしょうか。

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